REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL CANAL INTERNO DE DENUNCIAS DE VELLERINO SISTEMAS DE IMPRESIÓN, SL

 

1.- PREÁMBULO

El compromiso, prestigio, imagen y reputación de Vellerino Sistemas de Impresión, Sl. con la cultura del cumplimiento, llevo a sus órganos de gobierno a aprobar un Código de Buenas Prácticas, el plan de igualdad y a implantar un Modelo de prevención de Riesgos Penales (Compliance Penal), dentro del cual ya se previa la creación de un canal de denuncias para que cualquier persona trabajadora, cliente, proveedor o vinculada por cualquier causa a Vellerino Sistemas de Impresión, Sl, pudiera poner en conocimiento del Comité de Compliance cualquier incumplimiento de las políticas y procedimientos implantados en Vellerino Sistemas de Impresión, Sl.

Dentro del continuo procedimiento de revisión y actualización del modelo, el presente Reglamento tiene la finalidad de adaptar el canal ético, ya existente e implantado en Vellerino Sistemas de Impresión, Sl, a las exigencias de la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, recientemente aprobada con la finalidad de proteger a las personas informantes y establecer unas normas mínimas de funcionamiento que aseguren esa protección. Al mismo tiempo, se pretende afianzar y dotar a los órganos de gobierno y al Comité de Compliance de Vellerino, de una herramienta que le permita disponer, lo antes posible, de cualquier información trascendente con respecto a la materialización de posibles situaciones de riesgo en materia de cumplimiento de la ley y disposiciones normativas del ordenamiento jurídico.

De esta manera, el Canal interno de denuncias aspira a ser el medio prioritario para que cualquier incumplimiento normativo pueda ser combatido por la propia Corporación, sin excluir la posibilidad de que cualquiera de los sujetos a los que va dirigido el presente Reglamento, pueda acudir a los canales externos de información que resulten competentes conforme a la legislación aplicable.

Por tanto, el canal interno de información o canal interno de denuncias es una herramienta que Vellerino Sistemas de Impresión, Sl., pone a disposición de todas las personas trabajadoras, becarias, personas integrantes de sus órganos de gobierno, así como proveedores, clientes, colaboradores y, en general, a cuantos mantengan una relación profesional con Vellerino Sistemas de Impresión, Sl, para facilitar de un modo seguro y confidencial, la presentación de una denuncia o para informar sobre situaciones que supongan acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracciones penales o de infracciones administrativas graves o muy graves o que supongan un incumplimiento del Código de Buenas Prácticas, Protocolo contra el acoso, así como otras políticas aprobadas por Vellerino Sistemas de Impresión, Sl.

Mediante este sistema, y el procedimiento regulado en el mismo, Vellerino Sistemas de Impresión, Sl tramitara de forma segura la recepción de comunicaciones, siendo el objetivo prioritario del mismo establecer las garantías de confidencialidad e indemnidad de la persona informante que actúa de buena fe a la hora de denunciar o informar a la dirección de la Corporación de los incumplimientos normativos de los que tenga conocimiento, y al mismo tiempo garantizar y preservar el honor y la presunción de inocencia de quienes pudieran resultar denunciados frente a denuncias infundadas o malintencionadas.

Las previsiones del presente Reglamento y el procedimiento de gestión del canal interno de denuncias, respetaran, en todo caso, las disposiciones de la Ley 2/2023 reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, así como las disposiciones del Reglamento 2016/679 del parlamento y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la Protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales.

2.- Objeto

El presente Reglamento tiene por objeto regular el Canal interno de denuncias de Vellerino Sistemas de Impresión, Sl, estableciendo los procedimientos para su uso, así como los derechos y garantías de todas las partes involucradas.

podrá ser objeto de denuncia, a través del citado canal, todo comportamiento que por acción u omisión pudiera ser constitutivo de infracción penal o de infracción administrativa grave o muy grave, incluyendo expresamente las que pudieran ser constitutivas de infracciones en materia de seguridad y salud en el trabajo, así como cualquier conducta que suponga una vulneración del Derecho de la Unión Europea o que supongan un incumplimiento del Código de Buenas Prácticas, protocolo contra el acoso y otras políticas aprobadas por Vellerino Sistemas de Impresión, Sl.

3.- Ámbito de aplicación

El presente Reglamento es aplicable a la tramitación de cualesquiera denuncias o comunicaciones que se realicen por las personas trabajadoras, trabajadoras en periodos de formación, becarias, las personas integrantes de sus órganos de gobierno, así como proveedores, clientes y, en general, a cuantos mantengan una relación profesional con Vellerino Sistemas de Impresión, Sl, independientemente de que su vinculación con ella sea de carácter laboral, sea o no remunerada, mercantil, social o de cualquier otro tipo, así como las personas empleadas en empresas contratistas, subcontratistas y proveedoras.

Asimismo, se aplicará el presente Reglamento tanto si tales relaciones descritas en el párrafo anterior se encuentren en vigor o ya hubieran finalizado, así como a aquellas relaciones laborales que aún no hubieran comenzado a la fecha de realización de la comunicación siempre que las mismas se refieran a información relativa a infracciones obtenidas durante el proceso de selección o negociaciones precontractuales.

4.- Canal Interno de Información

Con el fin de facilitar la comunicación de información sobre las infracciones detalladas en el apartado 2, la empresa ha habilitado un buzón físico y un enlace bajo la denominación de “canal interno de denuncias” alojado en la página de inicio de la página web de Vellerino Sistemas de Impresión, Sl (https://vellerino-sdi.com), a través del cual se accederá a un formulario en el que podrán denunciarse, incluso de forma anónima, cualquier incumplimiento de las normas penales, infracciones administrativas graves, o muy graves, vulneraciones del protocolo contra el acoso, u otras políticas aprobadas por la Vellerino, tal y como se define en el apartado 2.

Si así lo solicitare el informante en el propio formulario podrá solicitarse una reunión presencial con el Responsable Interno del Sistema para transmitir cualquier información relativa a las conductas antes señaladas. La identidad de la persona denunciante no será comunicada a la persona a la que vaya referida la información.

El Departamento de Recursos Humanos de Vellerino Sistemas de Impresión, Sl será el departamento interno Responsable de recepcionar las denuncias y determinar si deben o no tramitarse.

Si el Departamento de Recursos Humanos determina que esa de lucía debe ser tramitada, dará traslado a los asesores jurídicos externos, que la tramitarán de acuerdo con sus ámbitos de actuación.

5.- Contenido de las comunicaciones

Las comunicaciones que se dirijan a través del Canal Interno de denuncias no estarán sujetas a un modelo preestablecido, si bien deberá contener, al menos, la siguiente información:

  1. Irregularidad denunciada, con mención detallada de las circunstancias de la misma.

  2. Las fuentes de prueba de que tal hecho o comportamiento se ha producido.

  3. La identificación de los responsables directos de la irregularidad, en caso de ser conocidos.

Las denuncias podrán ser anónimas. La persona informante podrá indicar, si lo desea, en su comunicación un domicilio, correo electrónico o lugar que considere seguro a efectos de recibir las notificaciones.

En todo caso, realizada la comunicación el sistema generará un numero de seguimiento que corresponderá a cada comunicación recibida, y que permitirá a la persona interesada tener conocimiento sobre el estado en el que se encuentra su comunicación. 

6.- Denuncias de buena fe

Las comunicaciones a las que se refiere este Reglamento deberán realizarse siempre de buena fe. Las que fueren falsas o malintencionadas podrán dar lugar a las correspondientes sanciones, sin perjuicio de otras responsabilidades civiles o penales que pudieran derivarse de las mismas.

Se entiende que una comunicación se ha realizado de buena fe en los siguientes supuestos;

  • Cuando la comunicación o revelación de información se realiza conforme a lo establecido en el presente Reglamento y está basada en hechos o indicios de los que razonablemente pueda desprenderse la veracidad de un hecho o comportamiento irregular, ilícito o delictivo, aun cuando no se aporten prueban concluyentes.

  • Cuando la comunicación de infracciones se realiza conforme a lo establecido en el presente Reglamento y se efectúa sin manifiesto desprecio hacia la verdad y sin ánimo de venganza.

  • Cuando se realice una revelación publica de información siempre y cuando:

    1. Dicha comunicación se hubiera realizado antes a través de canales internos y/o externos habilitados por las autoridades competentes sin que se hayan adoptado medidas apropiadas al respecto en el plazo establecido.

    2. Cuando existan motivos razonables para considerar; (i) que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público y en particular, cuando se dé una situación de emergencia o exista un riesgo de daños irreversibles, incluido un peligro para la integridad física de una persona; (ii) en caso de informaciones aportadas a través de un canal externo exista un riesgo razonable de represalias o haya pocas probabilidades de que se le dé un tratamiento efectivo a la información debido a las circunstancias particulares del caso, tales como ocultación o destrucción de pruebas o connivencia de autoridad pública con el autor de la infracción.

     

Lo anterior se entiende sin perjuicio del derecho constitucional a la libertad de expresión y de información en los términos previstos en la legislación que lo regula y normativa de desarrollo.

7.- Derechos de la persona denunciante

Ninguna persona que comunique de buena fe un hecho o comportamiento irregular será despedida, sancionada o sufrirá ningún tipo de perjuicio y/o amenaza o tentativa de represalia o trato desfavorable que le sitúen en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional solo por su condición de informante, tanto si dicha comunicación se realiza a través del canal interno, como a través de canales externos y/o en supuesto de revelación publica de información, entendiéndose dichas medidas de protección durante un plazo de dos (2) años desde la realización de la comunicación, siempre que tales comunicaciones no hubieran sido inadmitidas conforme a lo establecido en el presente Reglamento.

A título enunciativo se entenderá por represalias la suspensión del contrato de trabajo, el despido o extinción de la relación laboral, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato temporal una vez superado el periodo de prueba, o la terminación o anulación de contrato de bienes y servicios, la imposición de medidas disciplinarias no ajustadas a la legalidad vigente, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal, salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatutos del empleado público correspondiente, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas y ajenas a la presentación de la comunicación. También se entenderán como represalias las que se adopten de tal forma que supongan un daño, incluso de carácter reputacional, pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso, ostracismo, denegación de formación o la denegación o anulación de un permiso o licencia.

Las anteriores medidas de protección resultaran aplicables a los representantes legales de los trabajadores en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante, así como a las personas físicas, compañeros de trabajo que asistan al informante o a aquellas personas jurídicas con las que el informante mantenga una relación laboral o una participación significativa.

Si a modo de represalia se hubiesen adoptado medidas laborales negativas contra la persona informante, la entidad las revocara a la mayor brevedad, restituyendo a la persona denunciante en sus derechos.

La denuncia de buena fe de un hecho o comportamiento efectuada de conformidad con este Reglamento, no constituye infracción del principio de buena fe que preside las relaciones laborales, ni revelación de un secreto de empresa.

El Responsable Interno del Sistema investigara con fines disciplinarios cualquier tipo de amenaza, discriminación, acoso o cualquier otro tipo de medida negativa formal o informal que sufra el informante o persona allegada a él por parte de una persona directiva o empleada.

Cuando los hechos descritos en el párrafo anterior pudieran ser constitutivos de delito, el Responsable interno del Sistema de Vellerino Sistemas de Impresión, Sl, los pondrá en conocimiento de la autoridad judicial o del ministerio fiscal.

8.- Denuncias carentes de buena fe

Se considerará que la comunicación o revelación de información no cumple los requisitos de buena fe cuando el informante sea consciente de la falsedad de los hechos o actúe con manifiesto desprecio de la verdad. Constituye un indicio de ausencia de buena fe la intención de venganza o de lesionar el honor o perjudicar laboral o profesionalmente a la persona a la que vaya referida la información.

La denuncia pública de hechos internos de la empresa sobre los que la persona empleada o directiva deba guardar secreto o carezca de relevancia pública o no resulten ciertos supone una infracción de la buena fe que debe presidir las relaciones de trabajo y puede dar lugar a sanciones disciplinarias y a otras consecuencias que estén legalmente establecidas.

La persona denunciante de mala fe será sancionada disciplinariamente con independencia de las responsabilidades civiles o penales que pudieran derivarse de su comportamiento.

9.- Derechos de la persona denunciada

La gestión de las denuncias internas se realizará con el máximo respeto al honor y la presunción de inocencia de la persona denunciada, su derecho de defensa y acceso al expediente en los términos previstos en este Reglamento, preservándose en todo momento su identidad, la confidencialidad y los datos del procedimiento.

La persona a la que vaya referida la denuncia tiene derecho a conocer la existencia de tal denuncia a la mayor brevedad posible y, en todo caso, antes de que transcurra un mes desde su interposición, siempre que ello no perjudique el buen fin de la investigación y, en todo caso, será oído antes de que finalice la investigación.

La persona denunciada deberá ser informada de las siguientes cuestiones:

  1. Existencia de la investigación.

  2. Los hechos que se le imputan o atribuyen.

  3. Como ejercer sus derechos, en especial, el derecho a ser oído en cualquier momento de la investigación, y a aportar aquellos medios de prueba que estime adecuados y pertinentes, así como al tratamiento de datos personales.

En caso de que, tras la oportuna investigación, la denuncia resulte ser falsa o carente de fundamento, la persona denunciada tendrá derecho a que así conste en el Registro de Comunicaciones.

10.- Confidencialidad

Toda comunicación deberá ser tratada como confidencial y la identidad de su autor/a y del denunciado/a o persona a que se refiera la comunicación deberá mantenerse en secreto

El Sistema Interno de Información respetara las previsiones contenidas en la normativa comunitaria y nacional sobre Protección de Datos de carácter personal.

Todas las personas que tengan conocimiento de las comunicaciones estarán obligadas a guardar secreto profesional acerca de las mismas y, en particular, respecto de la identidad del autor/a.

11.-Registro de comunicaciones

La comunicación recibida a través del canal habilitado al efecto será registrada por el Departamento de Recursos Humanos, quien adoptará las medidas necesarias para asegurar la confidencialidad de la información, la protección de datos personales y el secreto de las comunicaciones.

A tal efecto se establecerá un Registro donde figuren todas las comunicaciones recibidas en las que se harán constar los siguientes datos:

  1. Numero asignado a la investigación.

  2. Fecha de recepción de la comunicación.

  3. Breve descripción del contenido de la misma.

Este registro no será público y únicamente podrá facilitarse el acceso total o parcialmente al mismo, previa solicitud de la autoridad judicial competente.

12.- Procedimiento de tramitación

El procedimiento se iniciará con la comunicación realizada a través del enlace disponible en la página de inicio de la página web de Vellerino Sistemas de Impresión, Sl, en el que aparecerán distintos campos a completar por la persona denunciante y que serán los siguientes:

  1. Relación de la persona denunciante con Vellerino Sistemas de Impresión, Sl.

  2. La tipología de la conducta a comunicar, con una descripción de la infracción.

  3. La fecha en la que la infracción o incidencia se hubiera producido.

  4. Si dispone de alguna prueba, bien documental o bien testifical, disponiendo de la opción de aportar aquellos documentos que se estimen oportunos.

  5. Si desea que la denuncia sea anónima. Si no desea que la denuncia sea anónima, deberá constar en la comunicación el nombre y apellidos, dirección postal e email que desee sea utilizado para remitir la información sobre la tramitación de la denuncia.

Los campos señalados en los apartados 1 a 3 deberán ser completados para poder dar curso a la formulación de la denuncia. También será obligatorio indicar el nombre y apellidos, así como la dirección de correo electrónico cuando el denunciante no desee que se mantenga su anonimato.

Al finalizar y enviar el formulario la persona denunciante recibirá un Código que le permitirá obtener la información sobre el estado de su denuncia, así como comunicarse con el gestor interno del canal de denuncias, cuando así lo desee.

Una vez asignado un numero a la comunicación, la misma será analizada por el Departamento de Recursos Humanos, quien dispondrá de un plazo de siete (7) días naturales siguientes a su recepción para;

  1. Acusar recibo de la comunicación, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

  2. Plantear la posibilidad de mantener una reunión presencial si así lo hubiera solicitado el denunciante.

  3. Información al informante sobre la posibilidad de requerirle información adicional.

  4. Determinar si los hechos denunciados pueden revestir el carácter de delito o falta administrativa grave o muy grave, iniciándose de esta manera el protocolo correspondiente.

Admitida a trámite cualquier comunicación recibida, el Departamento de Recursos Humanos, dará traslado de la misma Departamento jurídico externo quien dispondrá de un plazo máximo de tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se realizó el acuse de recibo de la comunicación por no comprometer la investigación, en el plazo de tres (3) meses a contar desde el transcurso del plazo de siete (7) días naturales para el acuse de recibo, para llevar a cabo las diligencias de investigación que estime necesarias y adoptar una resolución. Las medidas de investigación y la resolución serán adoptadas dentro del citado plazo por el Comité de Compliance Penal de Vellerino Sistemas de Impresión, Sl.

Si se apreciare que una comunicación no reúne los requisitos formales exigibles para tramitación, conforme a lo establecido en el presente Reglamento, la misma será archivada, notificando tal decisión al autor de la comunicación y suprimiendo los datos personales relativos a dicha denuncia.

  • Cuando la comunicación o información revelada carezca de toda verosimilitud o fundamento, o existan indicios razonables de que tal información hubiera podido ser obtenida mediante la Comisión de un delito.

Previa notificación a la persona autora de la comunicación dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la comunicación, se acordará el archivo:

  • Cuando la comunicación o información revelada vaya referida exclusivamente a conflictos interpersonales o que afecten exclusivamente a la persona informante y a la persona a la que vaya referida la comunicación o revelación, siempre que ello no vaya vinculado a suponga una infracción normativa.»

Si realizadas las pertinentes diligencias de investigación resultare que los hechos pudieran ser constitutivos de delito, tan pronto como sea posible la entidad procederá a poner tales hechos en conocimiento del Ministerio Fiscal.

13.- Finalización de la investigación

Concluidas todas las actuaciones, el Departamento de Recursos Humanos y/o el asesor jurídico externo emitirán un informe que contendrá al menos la siguiente información:

  1. Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro.

  2. La clasificación en cuanto a la prioridad otorgada a la tramitación.

  3. El detalle de las actuaciones llevadas a cabo con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.

  4. Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.

En base a dicho informe, Departamento de Recursos Humanos y/o el asesor jurídico externo adoptarán alguna o varias de las siguientes decisiones:

  1. El archivo, que será notificado a la persona informante y, en su caso, a la persona afectada.

  2. Remisión de las actuaciones al Ministerio Fiscal, si se apreciasen indicios de delito puestos de manifiesto en el curso de la investigación y no detectados con anterioridad a la emisión de la resolución.

  3. Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación en función de la naturaleza de la infracción.

  4. Adopción, en su caso, del acuerdo de inicio de un procedimiento disciplinario.

En caso de archivo de la información remitida, la persona informante gozara de los derechos de protección establecidos en el presente Reglamento y en la legislación aplicable durante el plazo establecido en los mismos, salvo que, tras la instrucción se llegue a la conclusión que la misma debería haber sido inadmitida por las causas establecidas en el apartado 12.

Los datos personales tratados por el Departamento de Recursos Humanos y/o el asesor jurídico externo se conservarán durante el periodo necesario y proporcionado y en todo caso deberán ser eliminados en el plazo de dos (2) anos desde la finalización de la investigación de los hechos que dieron lugar al inicio de la misma si esta fuera archivada.

Cuando como consecuencia de la comunicación iniciadora del procedimiento se adoptará cualquier tipo de medida disciplinaria los datos se conservaran hasta transcurridos dos meses desde la finalización de cualquier procedimiento judicial y sus recursos, hasta que la misma adquiera firmeza, sin que en ningún caso dicho plazo pueda exceder de diez (10) anos.

14.- Entrada en vigor

El presente Reglamento será de aplicación a partir del día 1 de diciembre de 2023 y permanecerá vigente mientras no sea modificado o derogado por otro posterior.

Corresponderá al Comité de Compliance dentro de sus funciones de supervisión y revisión previstas en el modelo de prevención de riesgos penales, la revisión y actualización periódica, y/o subsanación del presente Reglamento.

En Elche a 1 de diciembre de 2023

 

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